(Даний запис зроблено за порадою одного з постійних читачів).

Кілька років тому я читав тренінг з тайм-менеджменту. Перед тим, щоби мати чітке уявлення про предмет, я проглянув кілька книжок з відповідної теми. На власне диво, більшість правил, що я там знайшов, мною застосовувалися вже довгий час.

Для багатьох людей написане нижче буде здаватися очевидністю, але навіть серед доволі ділових і громадянськи активних моїх знайомих не так багато людей, які цих правил дотримуються. І в тому числі вони нерідко запитують мене, як мені вдається все встигати. Насправді, хто вам сказав, що я встигаю ВСЕ, що хотів би встигнути? 🙂 

Якщо звести весь тайм-менеджмент до однієї фрази, то вона виглядатиме приблизно так: тайм-менеджмент – це здатність ділити масштабні плани на простенькі задачі та розташовувати їх в часі в найзручнішій послідовності.

ПЕРШЕ. УСВІДОМТЕ НЕОБХІДНІСТЬ ДІЯТИ

Неможливо досягти щастя тому, хто нічого не робить

(Аристотель)

В дійсності, більшість людей в цьому житті нічого особливо не планують. Люди живуть за загальними уявленнями типу “вивчуся, знайду роботу, одружуся” і спонтанно вирішують, чи підуть сьогодні гуляти з друзями, чи дивитимуться телевізор. Мало хто розуміє, що життя надзвичайно коротке і часу, щоби лишити щось по собі, часу, щоби пізнати цей світ – зовсім обмаль. Мало хто готовий серйозно чіплятися за кожен день і намагатися витиснути із нього максимум користі навіть заради матеріальної вигоди. В суспільстві ж виживає і панує не найсильніший, а найнахабніший – той, кому вистачає ініціативності робити щось against all odds.

Враховуючи те, що ви зараз читаєте цей текст, я припускаю, що ви вже належите до цієї категорії людей.

ДРУГЕ. ОРГАНІЗУЙТЕ СЕБЕ ЗА ДОПОМОГОЮ БУМАЖОК. Я почав займатися тайм-менеджментом через комп’ютерні ігри. Річ у тім, що в більшості ігор завдання, які має виконати гравець, автоматично організовуються в постійно доступний список. І от одного разу я подумав: як чудово, як зручно було би, якби в реальному житті теж був такий список!

Кожному підходить свій спосіб планування. Серед таких я рекомендую використовувати паралельно органайзери (ділові щоденники), мозкові карти, а також таймлайн.

  • Органайзер – зручний спосіб контролювати, що ви маєте зробити сьогодні, на цьому тижні або в цьому місяці. Добре мати недатований органайзер, бо так можна креативніше з ним працювати. Головне, його завжди носити з собою і виробити звичку постійно в нього заглядати.
  • Мозкова карта підходить для роботи з окремими сферами діяльності або проектами у вашому житті. Робота над дипломом, початок власного бізнесу, підготовка до одруження – все це легше організувати за наявності мозкової карти. Доречно створити теку і складати в неї свої проекти у вигляді мозкових карт.
  • Таймлайн – це найбільш стратегічний вимір вашого планування. Іноді я думаю, що в ньому немає сенсу, адже світ зараз настільки швидко змінюється, що великі цілі, поставлені учора, завтра будуть виглядати анахронічно. Проте таймлайн може допомогти розкласти власні плани в межах, скажімо, двох найближчих років. Таймлайн являє собою дорожню карту на полотні часу. Ви зможете окреслити основні варіанти вашого життя з урахуванням зовнішніх факторів або вашого успіху чи невдачі в різних проектах. Наприклад, якщо вам вдасться вступити на магістерку, то далі іде одна низка планів у вигляді “дороги” на таймлайні. На випадок, якщо ви не вступите, слід паралельно викласти альтернативний шлях.

ТРЕТЄ. РОЗСТАВТЕ ПРІОРИТЕТИ. Потрібно усвідомлювати, чого ви хочете, настільки чітко, наскільки це можливо. Особисто мені важко ставити перед собою максимально конкретні задачі (“я стану Президентом України через 15 років”). Але добре мати хоча би орієнтири, в напрямку яких ви будете рухатися. Добре мати декілька таких орієнтирів. Я не радив би все своє життя класти на вівтар однієї професії чи заняття, бо це ніби ставити всі свої гроші на один-єдиний номер в лотереї. Але так само слід утримуватися від спокуси розпорошення. Отже, слід розділяти плани за сферами ваших інтересів.

Також слід розділяти завдання за важливістю, нагальністю і складністю (про це ми говорили в одному з попередніх записів). Знову ж, кожен може обрати власні критерії, але вищезгадані являють собою стандартний набір. Придумайте власний спосіб позначати категорії завдань в органайзері. Основна мета цієї системи: бути здатним в будь-який момент часу вирішити, що слід робити тут і зараз, а чим ви можете пожертвувати. Ви повинні без сумніву знати, що робити далі! Ваші пріоритети – це ваша власноруч склеєна мораль, ціннісна система та ідеологія.

ЧЕТВЕРТЕ. ОПТИМІЗУЙТЕ ЧАС ВИКОНАННЯНавколо нас купа людей, що не мають належної поваги до часу. Нездатність вчасно прийти на зустріч, класичний початок публічних заходів з запізненням, затяжне багаторічне виконання робіт, які на заході виконуються за тижні – все це типові риси українського суспільства.

З власного досвіду скажу, що повагу до часу непогано розвивають телевізійні дедлайни: якщо у вас на 17:00 щось не готове, воно просто не піде в ефір КРАПКА. Добре, що життєві умови здебільшого поблажливіші за графік роботи телевізійників.

Основні способи оптимізувати свою роботу:

Правильно компонуйте завдання. Якщо вам вже довелося їхати на Петрівку, щоби відвезти свій телефон в сервісний центр, то можливо варто заразом подивитися якийсь подаруночок для вашого брата, аби не витрачати додатково час на дорогу іншим разом. Якщо вам треба купити ліки, подумайте, імовірно краще зайти в аптеку завтра, коли ви і так будете повз неї проходити по дорозі на роботу.

Не втрачайте час даремно. Згадайте вислів: “За правильно підібраної літератури в туалеті можна отримати непогану освіту”. Носіть із собою завжди книжку та/або блокнотик. Якщо ви застрягнете в черзі або довго їхатимете в маршрутці, ви зможете провести цей час із користю.

Лишайте люфт. Майте сміливість обмежитися. Не розраховуйте, що ви встигнете за півгодини опинитися на іншому кінці міста і пам’ятайте, що всі інші, окрім вас, можуть спізнитися на зустріч, а це потягне за собою зміщення усього графіку.

Делегуйте завдання. Є речі, які за вас ніхто не зможе зробити. Наприклад, поїсти. Але є маса речей, де ви можете скористатися допомогою ваших друзів, колег та родичів. Цінуйте підтримку кожної людини, допомагайте їм у відповідь за доречної нагоди.

Позбавтеся того, що вас відволікає. На жаль, до цього списку часто належать інші люди, навіть ваші рідні. Як змусити їх не заважати вашій сконцентрованій роботі – це питання індивідуальне. Треба або домовлятися, або вчитися внутрішній самоізоляції, або переїжджати. Щодо всіх інших факторів, то це боротьба із власними залежностями – треба набратися сил і обмежити час своїх посиденьок в соцмережах, вимкнути телевізор тощо.

П’ЯТЕ. ОЦІНЮЙТЕ СЕБЕ І ЗРОСТАЙТЕ. Знати чого ви хочете досягнути і наскільки важкі задачі перед вами стояли варто хоча б тому, що собі треба виставити оцінку. Це не пуста формальність і не забавка, як комусь може здатися! Ставте собі оцінки в органайзері!

Якщо бажаєте, це можуть бути якісь власноруч вигадані бали або відсотковий показник того, скільки із запланованого ви встигли, скільки з цього реально щось змінили у вашому житті, скільки нового досвіду ви отримали. Якщо ви не відчуваєте від цього мотивації, ставте собі предметніші умови: якщо я виконаю 90% із запланованого, я дозволю собі шоколадку/пиво/новий мобільний телефон/нічого не робити наступними вихідними/тощо.

Надзвичайно важливо доводити до кінця якомога більше ваших справ. Кожне завершене діло – це досвід успіху. І навіть провал, де ви зробили все від вас залежне – це теж успіх, бо ви чомусь навчилися, бо ви можете сказати, що ви це пережили.

Advertisements